Sturing en beheersing
Stuur- en verantwoordingsinformatie
Naar aanleiding van het rapport «Verantwoordingsinformatie operationele gereedheid Defensie» dat de Algemene Rekenkamer eind 2009 heeft gepubliceerd, is Defensie begonnen met het meerjarig programma «Verbeteren Stuur- en Verantwoordingsinformatie» (zie Kamerstuk 32 248, nr. 5). Het programma heeft als doelstelling de informatie in de begroting en het jaarverslag beter op elkaar te laten aansluiten op grond van de informatie van de maandrapportage. In overleg met de Algemene Rekenkamer is een onderverdeling gemaakt tussen middellange- en langetermijndoelstellingen. De maatregelen voor de middellange termijn worden in 2011 en de eerste helft van 2012 uitgevoerd. De langetermijndoelstelling richt zich op het onttrekken van informatie uit geautomatiseerde bronsystemen. Deze doelstelling, die een relatie heeft met de invoering van het ERP-systeem van SAP (programma SPEER) binnen het materieellogistieke en financiële functiegebied, zal volgens de planning in 2014 worden behaald.
Verbeteren inzicht sturing, beheersing en verantwoording van de materiële exploitatie
Naar aanleiding van de knelpunten in de materiële exploitatie, zoals aangegeven in Kamerbrief 32 123 X, nr. 122, werkt Defensie hard aan het verbeteren van het inzicht in de beheersing, sturing en verantwoording van de materiële exploitatie. Hiermee moet de structurele balans tussen doelstellingen, activiteiten en middelen van Defensie zeker worden gesteld. Het onderzoek gaat in op:
• de relatie tussen operationele doelstellingen en operationele activiteiten;
• het leggen van de relatie tussen de voor de operationele activiteiten benodigde wapensystemen en capaciteiten en de middelen die benodigd zijn voor het uitvoeren van die activiteiten;
• het vaststellen van de benodigde middelen voor het instandhouden van de wapensystemen;
• ondersteuning door de administratie van al deze elementen.
Beter Verbeteren
Algemeen
De uitvoering van de meerjarige plannen voor het verbeteren van het financieel beheer en het materieelbeheer is met enige vertraging gestart, maar ligt op koers. De effecten van de al ingevoerde verbetermaatregelen zijn tot op heden beperkt zichtbaar in de werking van zowel het materieelbeheer als het financieel beheer. Gelet op het meerjarige en structurele karakter van de maatregelen was dit ook de verwachting. Defensie blijft ernaar streven de meerjarige verbeterplannen in respectievelijk 2012 (financieel beheer) en 2014 (materieelbeheer) te realiseren en daarmee een ordelijk beheer te bereiken. Defensie zal daartoe de voortgang van de projecten maandelijks monitoren.
Aandacht voor beheer op ieder niveau binnen de organisatie blijft een kritieke succesfactor voor het realiseren en behouden van ordelijk beheer. Ook in 2011 zullen er weer gerichte activiteiten worden ondernomen om de aandacht voor beheer op de agenda te houden. Aandacht voor beheer dient vanzelfsprekend te worden.
Financieel beheer
De uitvoering van het verbeterplan financieel beheer is in maart 2009 gestart. 2011 staat in het teken van verdere implementatie en borging van de verbetermaatregelen. De oorzaken van de problemen in het verplichtingenbeheer zijn complex gebleken. Het op orde krijgen van het verplichtingenbeheer is vooral vanuit het oogpunt van budgetbeheer een belangrijke uitdaging. Andere maatregelen die in 2011 moeten zijn voltooid in het kader van Financieel Beheer zijn:
– het verbeteren van het betaalgedrag;
– het verbeteren en vereenvoudigen van het handtekeningen- en bevoegdhedenregister;
– het invoeren en gebruiken van de continue monitor voor de belangrijkste geldstromen.
Materieelbeheer
Met het project professionaliseren materieelbeheer wordt tot 2014 in fasen gewerkt aan de verbetering van het materieelbeheer. De focus voor 2011 ligt op de voltooiing van fase 1 van het programma. De materieelsoorten die worden aangemerkt als gevoelig materieel (wapens, munitie en cryptoapparatuur) krijgen prioriteit. De reikwijdte van het programma wordt vervolgens uitgebreid naar overige materieelsoorten, KPU/PGU en assortimenten met een hoog risicoprofiel. Daarbij wordt de monitor kwaliteit materieelbeheer verder ingevoerd en aangepast zodat de resultaten van analysesessies en de kwaliteitskaart van de Algemene Rekenkamer worden geïntegreerd.
Het structureel verbeteren van het materieelbeheer wordt mede ondersteund door de invoering van ERP binnen Defensie. De activiteiten en producten van het programma professionaliseren materieelbeheer worden afgestemd met die van het programma SPEER, waarbij ook de uitfasering of verbetering van de bestaande legacy-systemen een rol speelt.
Personeelsbeheer
In 2009 heeft de Algemene Rekenkamer opgemerkt dat de betrouwbaarheid en volledigheid van de digitale en fysieke personeelsdossiers aandacht behoeft. In januari 2010 heeft Defensie een plan van aanpak vastgesteld om de kwaliteit van personeelsdossiers te verbeteren. Defensie hecht belang aan een goede invoering van het plan, gezien het risico dat Defensie loopt bij het ontbreken van wettelijke documenten in persoonsdossiers. De verbeteractiviteiten (completeren wettelijke documenten in de persoonsdossiers) starten in 2010 en worden in 2011 voortgezet.
Redeployment
Eind 2010 en begin 2011 komt veel materieel terug uit Afghanistan. Het materieelbeheer in het kader van deze redeployment is een belangrijk aandachtspunt. Ter voorbereiding van de redeployment heeft een team in Afghanistan al het daar aanwezige materieel geteld en voorzien van labels. Hierdoor wordt het mogelijk het materieel te volgen in de vervolgfasen van de redeployment. De afhandeling van de redeployment, waarbij het materieel weer operationeel gemaakt moet worden, geschiedt na terugkeer.