Deze paragraaf bevat de beschrijving van de uitvoering van de Wet open overheid (Woo) en een transparante overheid binnen het Ministerie van OCW. Het ministerie werkt aan bestuurlijke transparantie door de toegang tot overheidsinformatie voor iedereen te vergroten ten behoeve van een goed en democratisch bestuur. Het ministerie zet in op een integrale benadering. Openbaarheid en transparantie zijn namelijk niet los te zien van de organisatie, de medewerkers en de processen. Samen met aanpalende onderwerpen, zoals ambtelijk vakmanschap en vermogen en Werk aan Uitvoering (WaU), is dit ondergebracht bij het programma OCW Open. Het programma is ingericht om bij te dragen aan het verstevigen van het vertrouwen van de samenleving in het handelen van de overheid. OCW Open werkt aan een ministerie dat open, in onderling vertrouwen, rechtvaardig en vanuit de inhoudelijke doelen werkt.

Actieve openbaarmaking

De Woo verplicht het ministerie om overheidsinformatie uit eigen beweging openbaar te maken. Er is een resultaatsverplichting voor zeventien wettelijke bepaalde informatiecategorieën en een inspanningsplicht om overige overheidsinformatie openbaar te maken. De inspanningsplicht geldt sinds 1 mei 2022. De resultaatsverplichting treedt gefaseerd in werking, waarbij de eerste tranche informatie categorieën op 1 november 2024 per koninklijk besluit in werking treedt. Deze eerste tranche bevat uitsluitend informatie categorieën die nu ook al openbaar worden gemaakt. Binnen het bestuursdepartement worden voorbereidingen getroffen om vooruitlopend op de wettelijke termijnen alvast te oefenen met verschillende soorten informatie categorieën. Parallel aan deze oefening, wordt er gestaag de benodigde stappen gezet om de technische voorziening binnen vigerende planningen gerealiseerd te krijgen.

In het kader van de inlichtingenplicht aan het parlement worden sinds 1 juli 2021, op basis van de rijksbrede beleidslijn actieve openbaarmaking nota’s, bij Kamerbrieven over beleidsvorming en wetgeving de beslisnota’s aan bewindspersonen actief openbaar gemaakt. Vanaf Prinsjesdag 2022 geldt dat bij alle Kamerbrieven. Hiertoe zijn bestaande processen, rollen en handreikingen binnen het ministerie bijgewerkt. Inmiddels loopt deze nieuwe, meer transparante, werkwijze adequaat.

Passieve openbaarmaking

De Woo geeft eenieder het recht om een verzoek in te dienen bij een bestuursorgaan om overheidsinformatie openbaar te maken. De Woo stelt regels over de afhandeling daarvan. Het gaat dan onder meer over de inhoud en vorm van de beslissing, de termijn waarbinnen die genomen moet worden en de wijze van informatieverstrekking. Binnen het OCW-concern zijn afgelopen periode zowel (ICT-)technische, organisatorische als personele maatregelen doorgevoerd om de afhandeling van informatieverzoeken te versnellen met dezelfde kwaliteit.

Voor een snellere afhandeling is concern breed een voorziening aangekocht, ingericht en inmiddels binnen de bestaande werkzaamheden ingebed om het verwerken en lakken van documenten te vergemakkelijken en daardoor te versnellen. Daarnaast is tevens ingezet op het ontwikkelen en verbeteren van zowel het proces als het centrale team, resulterend in (goeddeels) gecentraliseerde coördinatie en afhandeling (voor verzoeken binnen het kerndepartement) vanuit het kerndepartement. Ook binnen de dienstonderdelen zijn aanpassingen gedaan voor versnelling van het proces. De ambitie is om verzoeken altijd tijdig af te handelen, dus conform de wettelijke termijn dan wel binnen een met de verzoeker afgesproken termijn. De uitvoering wordt actief gemonitord; de cijfers over de afhandeling worden al sinds geruime tijd gepubliceerd in de Rapportage Burgervragen van het ministerie en sinds 2023 vindt ook rapportage plaats in Jaarrapportage Bedrijfsvoering Rijk. Om deze (interne als wel extern gerichte) monitoring verder te vergemakkelijken en efficiënter te laten verlopen, zijn we concernbreed de stap aan het zetten om de interne structurering en gegevensvastlegging door te ontwikkelen. Het ministerie hecht veel waarde aan passend contact met de overheid. Het was al gangbare praktijk binnen het ministerie dat er laagdrempelig contact bestond met verzoekers en betrokken derden. Met de komst van de Woo is deze werkpraktijk uitgebreid met de komst van contactpersonen ter beantwoording van vragen over de beschikbaarheid van overheidsinformatie.

Het Ministerie van BZK heeft een uitvoeringstoets omtrent de Woo laten voeren in 2023. De resultaten daarvan zijn samen met een kabinetsreactie aan de Tweede Kamer verzonden. De kabinetsreactie houdt in dat zowel aan de uitvoeringszijde als aan de zijde van de uitvoerbaarheid van de Woo er ruimte voor verbetering is. Dat betekent dat de komende jaren gewerkt zal worden aan maatregelen om de uitvoering beter te krijgen en dat een wetsevaluatie op korte termijn zal plaatsvinden. De conclusies van die wetsevaluatie zullen in kaart brengen hoe en op welke onderdelen de Woo aangepast zal worden.

Verbetering van de informatiehuishouding

Het op orde brengen van onze informatiehuishouding is noodzakelijk voor het openbaar maken en verstrekken van overheidsinformatie. De informatiehuishouding omvat de opslag, het beheer en de verstrekking van gegevens binnen de organisatie. Door op de juiste wijze gegevens op te slaan en te archiveren kan iedereen (publiek, pers en politiek) goed en volledig worden voorzien van documenten en correspondentie die inzicht geven in ons handelen en onze afwegingen. Hiertoe is een departementaal verbeterplan opgesteld. De beleidsvoornemens hierin zijn ingericht langs de vier actielijnen van het generieke actieplan "Open op Orde".

Informatieprofessionals

Deze actielijn is gericht op het versterken van het professioneel informatiebeheer. We investeren in kennis en capaciteit van de informatieprofessionals die het informatiebeheer bij de organisatie inrichten en uitvoeren. De ondersteuning aan ambtenaren bij beleid en uitvoering wordt uitgebreid. Tegelijk helpen we alle medewerkers met tools en trainingen om de eigen vaardigheden te verbeteren. We faciliteren leidinggevenden om medewerkers hierin te begeleiden en het goede voorbeeld te geven.

Informatiesystemen

Deze actielijn beoogt de informatiesystemen toegankelijker en gebruikersvriendelijker te maken. We zorgen ervoor dat de informatiesystemen die we inzetten ons ondersteunen in plaats van belemmeren, door ze gebruiksvriendelijker te maken en slimme technieken in te zetten. Technische oplossingen voor het veiligstellen en archiveren van berichtenapps, e-mailberichten, sociale media en websites van het ministerie zijn reeds ontwikkeld en worden ingeregeld.

Informatievolume

Deze actielijn behelst het verkrijgen van meer grip op de toegenomen hoeveelheid en aard van informatie. We maken actief inzichtelijk welke informatie het ministerie heeft, wat bewaard moet blijven en wat we moeten vernietigen. Dit geldt niet alleen voor traditionele tekstdocumenten, maar ook voor andere vormen van digitale informatie, zoals e-mail, sociale media en websites.

Bestuur en naleving

De laatste actielijn ziet toe op het goed besturen en naleven van de kwaliteit van de informatiehuishouding. We ontwikkelen instrumenten voor een heldere sturing op de informatiehuishouding opdat verantwoording kan worden afgelegd aan zowel de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed als aan burgers, bedrijven, parlement en journalisten. Een voorbeeld hiervan zijn de nul- en vervolgmetingen van de informatiehuishouding op basis waarvan het verbeterplan geactualiseerd kan worden.